INVENTARIO DE EXISTENCIAS: 5 PUNTOS A TENER EN CUENTA

Realizar un inventario físico no es un mero trámite administrativo ni una obligación destinada únicamente a cumplir con Hacienda. Es, en realidad, uno de los pilares de la gestión económica y operativa de cualquier empresa que trabaje con productos, materiales o mercancías. Tener una visión precisa de las existencias permite anticipar necesidades, detectar desviaciones y tomar decisiones basadas en datos reales, algo especialmente relevante en un entorno donde la optimización de recursos, la reducción de costes y la planificación del cierre contable marcan la diferencia entre la eficiencia y el caos.

El inventario actúa como un mapa de la situación actual del negocio: qué se posee, qué valor tiene, qué utilidad tiene cada partida y cómo afecta a la cuenta de resultados. Una gestión adecuada del stock ayuda a prevenir mermas, robos, errores de conteo, descatalogaciones tardías o sobrecostes por almacenamiento. Por eso resulta fundamental comprender bien qué es un inventario, cuándo realizarlo y cómo llevarlo a cabo de forma correcta y periódica.

A continuación, desarrollamos las cuestiones esenciales que toda empresa debe tener en cuenta para implementar un sistema de control de inventario sólido, fiable y adaptado a sus particularidades.

1. ¿Qué es un inventario?

Un inventario es la relación detallada de los bienes propiedad de la empresa, valorados y clasificados según su naturaleza y su función. En el caso de empresas comerciales o industriales, lo habitual es que se trate de existencias adquiridas con la intención de venderse en el mismo estado o tras un proceso de transformación.

En términos de gestión y fiscalidad, el inventario no solo refleja qué hay en el almacén, sino que constituye una herramienta clave para:

• Valorar las existencias al cierre del ejercicio.
• Registrar correctamente las variaciones de existencias en la contabilidad.
• Estimar el beneficio real.
• Controlar la inversión inmovilizada en stock.

Este documento es, por tanto, parte esencial de la valoración económica del negocio.

2. ¿Por qué tener un control sobre el inventario físico de sus existencias?

• Contablemente: el motivo y base fundamente de una empresa en comprar y vender y ganar dinero en esta transacción, de esto depende que una empresa obtenga al final del ejercicio contable pérdidas o ganancias, al cierre del ejercicio fiscal. Llevar un control de sus existencias es necesario para poder prever y anticiparse a los resultados contables, a los beneficios o las pérdidas que se van a obtener, a la previsión de tesorería que va a realizar para hacer frente a los correspondientes impuestos, y por extensión y posibilidad, a una posible inspección de Hacienda... Nuestra experiencia en estos casos se puede resumir en una pregunta que puede resultar de mayor o menor complejidad responder según la gestión que se haya realizado en el caso de que haya tenido pérdidas: ¿Dónde están las existencias que NO ha vendido y deberían estar en el almacén?

  Cuando el inventario no está controlado, responder a esta cuestión puede ser complejo y derivar en ajustes fiscales poco favorables.

• Organización: por muy complicado o desesperante que pueda resultar, en el momento de realizar el inventario se debería de parar las entradas y salidas de mercancías del almacén.

Para realizar un inventario se debería clasificar los bienes dividiendo entre los que son partidas de activo circulante (existencias del almacén) y partidas de activo fijo (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos…. ), respecto a los bienes consumibles (papel, cartuchos tinta, bombillas….) se puede valorar lo que hay en la oficina y meterlo en una u otra partida, según su valor.

3. ¿Cuándo hacer un inventario? 

Realmente el momento de realizar el inventario dependerá de la organización interna de la empresa y de la funcionalidad de los productos, incluso la temporalidad, si es que la tienen es un factor a tener en cuenta a la hora de realizar el inventario. Aconsejamos realizar mínimo un inventario anual, y la fecha idónea es antes de que termine el año en curso, ya que suele ser contablemente el fin del ejercicio.    

No obstante, se recomienda:

• Realizar un inventario anual, preferiblemente antes del cierre fiscal, para que su valoración coincida con el fin del ejercicio contable.
• Llevar a cabo revisiones periódicas (mensuales, trimestrales o semestrales) en empresas con alta rotación o productos perecederos.
• Realizar inventarios parciales por categorías o zonas del almacén cuando convenga operativamente.

4. ¿Cómo realizar el inventario? 

Se puede clasificar el modo de hacer un inventario por:

1. Según el movimiento y uso del producto

• Materias primas: materiales para realizar los componentes que se fabrican en la empresa.
• Componentes: materiales para realizar el producto final o submontajes.
• Materiales obsoletos: fuera de uso, mejor quitárnoslos de encima, ya que generan gastos y ocupan sitio.
• Materiales para consumo y reposición: aceites, combustibles, productos de limpieza, repuestos, material de oficina…
• Embalajes y envases: necesarios para almacenar y /o  transportar nuestro producto.

2. Según el estado del proceso productivo

• Productos en curso:
  Materiales y componentes en fase de transformación.
• Productos semiterminados:
  A falta de completar una parte del proceso productivo.
• Productos terminados:
  Listos para su venta o uso final.
• Sobrantes o deteriorados:
  No cumplen las condiciones para su comercialización o uso.
• Subproductos:
  Residuos o materiales secundarios generados en el proceso de fabricación.

3. Según su procedencia

• Productos importados.
• Existencias nacionales no terminadas.
• Especialidades locales o de proveedores específicos.

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