OBLIGACIÓN DE FORMAR A TU EQUIPO EN IA, POR LEY

Formar a tu equipo en IA ya no es una opción: esto es lo que dice la ley

Si en tu empresa alguien usa ChatGPT para redactar un email, Copilot para montar una presentación o un CRM que puntúa clientes automáticamente, ya estás dentro del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial. No hace falta que seas una tecnológica, ni que tengas un departamento de IT, ni siquiera que hayas firmado nada. Basta con usar estas herramientas en el día a día.

Y dentro de ese reglamento hay una obligación muy concreta que afecta a cualquier empresa, sea cual sea su tamaño: formar a las personas que manejan IA para que la usen con criterio.

Vamos a explicarte de dónde viene esta obligación, qué exige exactamente, qué pasa si no se cumple y cómo puedes ponerte al día sin dramatismos.

La obligación no nace de una ley española

Es fácil pensar que esto empieza con la nueva normativa que se está tramitando en el Congreso, pero no es así. La obligación de formar a la plantilla en IA viene del Reglamento (UE) 2024/1689, conocido como AI Act, que es de aplicación directa en España desde su entrada en vigor, igual que ocurrió en su día con el RGPD. No necesita que ninguna ley nacional la desarrolle para ser exigible.

Concretamente, es el artículo 4 del reglamento el que establece esta obligación: quienes despliegan o usan sistemas de IA deben garantizar que el personal que los maneja tiene un nivel suficiente de conocimiento, formación y comprensión para usarlos de forma informada, teniendo en cuenta su puesto, su experiencia y el contexto en el que trabaja. Este artículo es aplicable desde el 2 de febrero de 2025. Es decir, aunque la fecha que más se comenta ahora es el 2 de agosto de 2026, la obligación como tal lleva más de un año en vigor.

Qué cambia con la nueva ley española

El 26 de mayo de 2026 el Consejo de Ministros aprobó el Proyecto de Ley Orgánica para el buen uso y la gobernanza de la Inteligencia Artificial, que el 12 de junio se publicó ya en el Congreso para su tramitación parlamentaria. Es importante llamarla por su nombre correcto: Ley Orgánica, no una ley ordinaria, porque al afectar a derechos como la igualdad, la protección de datos o la no discriminación, necesita un respaldo parlamentario reforzado.

Esta ley no crea la obligación de formar en IA, que ya existía por el reglamento europeo. Lo que hace es aterrizarla en España: designa qué organismo vigila, qué procedimiento sigue una inspección, con qué autoridad hay que hablar según el sector y qué tramos de sanción se aplican. La pieza central de todo este engranaje es la Agencia Española de Supervisión de Inteligencia Artificial (AESIA), creada por el Real Decreto 729/2023, que actuará como autoridad principal de vigilancia y punto de contacto único, aunque en materia de datos seguirá interviniendo la Agencia Española de Protección de Datos y, en el ámbito laboral o judicial, otros organismos sectoriales.

Mientras el proyecto sigue su trámite en el Congreso, conviene tener presente que las cifras y plazos concretos del régimen sancionador pueden variar hasta su aprobación definitiva.

A quién obliga y qué no cuenta como formación

El reglamento no fija un umbral mínimo de tamaño. Da igual si sois tres personas o trescientas: si en la empresa se usa un traductor con IA, un corrector avanzado, un asistente de escritura o una herramienta de selección de personal, la obligación aplica igual. Y cuenta también el uso que hacen los empleados por iniciativa propia, aunque nadie lo haya autorizado formalmente: la responsabilidad sigue siendo de la empresa.

Lo que sí conviene tener claro es que el reglamento no exige un curso cerrado ni una certificación oficial. Pide algo más razonable: que la formación sea proporcional al riesgo y al puesto de cada persona. Eso significa que un email recordando «buenas prácticas con la IA» o una charla informal de quince minutos no cumplen el requisito, como tampoco lo hace un curso genérico que no mencione las herramientas concretas que usa tu equipo. Lo que sí funciona es una formación adaptada a vuestro contexto real, con registro de quién la ha hecho y cuándo.

Qué pasa si no se cumple

• • Las infracciones más graves (usos prohibidos de IA) pueden llegar hasta 35 millones de euros o el 7% de la facturación mundial;
  • Hay un segundo nivel de hasta 15 millones o el 3%;
  • Un tercero de hasta 7,5 millones o el 1%;
  • Y las infracciones leves quedan en hasta 500.000 euros o el 0,5%. El proyecto de ley español recoge esta misma estructura de cuatro tramos, aplicando además criterios más favorables para pymes y startups.

El matiz importante para el artículo 4 es este: el propio reglamento no le asigna una multa directa y autónoma. Lo que sí ocurre es que no poder acreditar que has formado a tu equipo juega en tu contra si se abre una inspección por otro motivo: una reclamación de un empleado, una auditoría de un cliente grande, una integración con un sistema de mayor riesgo… En ese escenario, la falta de formación documentada agrava la posición de la empresa. Y si además se está tratando datos personales sin garantías, el asunto puede escalar también hacia el RGPD, con la Agencia Española de Protección de Datos actuando de forma independiente a la AESIA.

Dicho esto, tanto el reglamento como el proyecto español contemplan un enfoque proporcional para pymes: se valora su viabilidad económica, se prioriza la corrección sobre el castigo en infracciones leves y existen reducciones por adoptar medidas correctoras a tiempo. No es una carrera contrarreloj hacia la sanción; es, sobre todo, una cuestión de poder demostrar que se ha actuado con diligencia.

Cómo ponerse al día sin complicarte

Para la mayoría de pymes, cumplir con el artículo 4 no requiere un proyecto faraónico. Un plan razonable pasa por cuatro pasos:

1. 1. Un inventario sencillo de qué herramientas con IA se usan en la empresa, quién las usa y qué tipo de datos manejan. Una hoja de cálculo es suficiente para empezar.
   2. Una política de uso breve y clara: qué herramientas están permitidas, qué datos no se pueden introducir en una IA pública y la norma de revisar siempre lo que genera antes de darlo por bueno.
   3. Una sesión formativa adaptada a vuestras herramientas reales, no un curso genérico bajado de internet, con una prueba breve de comprensión al final para dejar constancia del aprovechamiento.
   4. Guardar todo: certificados, listado de asistentes, temario y fecha, en una carpeta que puedas mostrar si algún día se solicita. Muchas de estas acciones formativas, además, pueden bonificarse a través de FUNDAE, lo que reduce el coste real de ponerse al día.

Una obligación que ya toca a casi todas las empresas

El mensaje de fondo es sencillo: si tu empresa usa inteligencia artificial en cualquier tarea, ya tienes esta obligación encima, exista o no la ley española definitiva. Cuanto antes quede documentado el criterio con el que se usa la IA en tu negocio, menos margen de duda dejas ante cualquier inspección futura, y más tranquilidad tienes tú para seguir aprovechando estas herramientas sin sobresaltos.

Si quieres revisar cómo aplica esto a tu caso concreto: inventario, política de uso o formación bonificable…, en Compromiso Empresarial podemos ayudarte a dejarlo resuelto en pocos días.

Este artículo tiene carácter divulgativo y no constituye asesoramiento jurídico individualizado. La Ley Orgánica española que desarrolla el Reglamento (UE) 2024/1689 se encuentra en tramitación parlamentaria a fecha de esta publicación, por lo que cifras y plazos concretos del régimen sancionador podrían variar hasta su aprobación definitiva. Te informaremos en cuanto esté publicada.

Ver Nota de prensa del Consejo de Ministros.