TODO LO QUE NECESITAS SABER SOBRE LA LEY DEL TELETRABAJO

En los últimos años, el teletrabajo se ha consolidado como una modalidad laboral habitual en muchas empresas. Sin embargo, su implementación no solo conlleva ventajas y flexibilidad para los trabajadores, sino también una serie de derechos y obligaciones que deben ser respetados tanto por el empleador como por el empleado. En este artículo, abordaremos la normativa vigente sobre el teletrabajo en España, los derechos y deberes de los trabajadores y las herramientas de control empresarial permitidas por la ley. 

El Teletrabajo en la Legislación Española 

El teletrabajo ha experimentado un crecimiento significativo en los últimos años, impulsado principalmente por la digitalización y las circunstancias derivadas de la pandemia de COVID-19. Ante este nuevo panorama, el marco normativo ha debido adaptarse para regular los derechos y obligaciones de empleadores y empleados en esta modalidad. La Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia establece las principales disposiciones que rigen el teletrabajo en España, garantizando tanto la igualdad de condiciones con el trabajo presencial como las medidas de control necesarias para su correcto desarrollo. 

1. ¿Qué es el teletrabajo?

2. ¿Quién asume los gastos del teletrabajo?

3. ¿Debe firmarse un acuerdo entre empresa y trabajador?

4. Derechos y obligaciones de la empresa y los empleados

5. Sanciones

6. Beneficios y retos del teletrabajo 

7. ¿Se puede solicitar teletrabajo por salud metal? Nueva Ley PRL y Jurisprudencia.

Nota: Aprobado el R.D. 5/2023 en el que además de regular nuevos permisos laborales y excedencias, también estipula despido nulo en caso de que se haya solicitado o se esté disfrutando de alguno de los permisos y en caso de que se haya solicitado teletrabajo para la conciliación familiar*. También reduce el tiempo de negociación a 15 días en lugar de 30, y estima que en caso de no respuesta por parte de la empresa se entenderá aprobada la solicitud de teletrabajo, y en caso de denegación deberá de argumentar la empresa los motivos. Aquí puedes leer estas cuestiones con más detalle. Permisos retribuidos y otras medidas de la ley 5/2023.

1. ¿QUÉ ES EL TELETRABAJO?

Inicialmente se entiende el trabajo a distancia como trabajo que se realiza fuera de los establecimientos y centros habituales de la empresa y del que el teletrabajo es una subespecie que implica la prestación de servicios con nuevas tecnologías. Si bien es cierto que en esta Ley se amplía el concepto regulado en el Art. 13 del Estatuto de los Trabajadores teniendo en cuenta tres factores ya recogidos en El Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo: condiciones mínimas de seguridad y salud, el tiempo de trabajo, previsibilidad y transparencia en las condiciones, y la voluntariedad del acuerdo.

Modificación Art. 34.8:

«Las personas trabajadoras tienen derecho a solicitar las adaptaciones de la duración y distribución de la jornada de trabajo, en la ordenación del tiempo de trabajo y en la forma de prestación, incluida la prestación de su trabajo a distancia, para hacer efectivo su derecho a la conciliación de la vida familiar y laboral. Dichas adaptaciones deberán ser razonables y proporcionadas en relación con las necesidades de la persona trabajadora y con las necesidades organizativas o productivas de la empresa. En el caso de que tengan hijos o hijas, las personas trabajadoras tienen derecho a efectuar dicha solicitud hasta que los hijos o hijas cumplan doce años. Asimismo, tendrán ese derecho aquellas que tengan necesidades de cuidado respecto de los hijos e hijas mayores de doce años, el cónyuge o pareja de hecho, familiares por consanguinidad hasta el segundo grado de la persona trabajadora, así como de otras personas dependientes cuando, en este último caso, convivan en el mismo domicilio, y que por razones de edad, accidente o enfermedad no puedan valerse por sí mismos, debiendo justificar las circunstancias en las que fundamenta su petición. (Aporta el libro de familia, certificados de dependencia o incluso horarios escolares que demuestren que necesitas estar en casa).

Antes de que pasen 15 días, la empresa, por escrito, comunicará la aceptación de la petición, o en caso contrario, planteará una propuesta alternativa que posibilite las necesidades de conciliación de la persona trabajadora o bien manifestará la negativa a su ejercicio. Cuando se plantee una propuesta alternativa o se deniegue la petición, se motivarán las razones objetivas en las que se sustenta la decisión.» 

Aunque el silencio administrativo se considere una aceptación, si la empresa te obliga a ir a la oficina el día 16, no puedes quedarte  en casa sin más. El siguiente paso sería comunicarles: «Dado que no he recibido respuesta en el plazo legal de 15 días, entiendo aceptada mi solicitud conforme al art. 34.8 ET y comenzaré el teletrabajo el día X». Si hay conflicto, el siguiente paso es el juzgado.

¿Y si te deniegan el teletrabajo? Tienes un plazo de 20 días hábiles para presentar una demanda en los Juzgados de lo Social. Es un procedimiento urgente y preferente, lo que significa que el juicio suele salir rápido porque están en juego derechos fundamentales de conciliación

Cabe destacar que en esta nueva Ley hay modificación expresa textualmente en la disposición adicional tercera: “En el trabajo a distancia, se considerará como domicilio de referencia a efectos de considerar la Autoridad Laboral competente y los servicios y programas públicos de fomento del empleo aplicables, aquel que figure como tal en el contrato de trabajo y, en su defecto, el domicilio de la empresa o del centro o lugar físico de trabajo.»

2. ¿QUIÉN ASUME LOS GASTOS DEL TELETRABAJO?

Cuando fue consecuencia del Covid-19

En la disposición transitoria tercera del texto deja claro que: “los empleados que teletrabajen de manera excepcional en aplicación del artículo 5 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, o como consecuencia de las medidas de contención sanitaria derivadas de la Covid-19, y mientras éstas se mantengan, le seguirá resultando de aplicación la normativa laboral  no como una decisión organizativa de la empresa”, es decir, en este caso la empresa estará obligada a dotar al trabajador de los medios, equipos, herramientas y consumibles que exige el desarrollo del trabajo a distancia, así como al mantenimiento que resulte necesario pero no a compensar económicamente los gastos que se puedan derivar del teletrabajo a no ser que se hubiese llegado a un acuerdo en negociación colectiva.

 El resto supuestos de teletrabajo

En Art. 11 deja claro que la empresa dotará al trabajador de los medios y el mantenimiento de los mismos, equipo, herramientas… según el inventario que se refleje en el acuerdo (ver punto 3.3), también que se hará cargo de la posibles dificultades técnicas y que compensará los gastos derivados de los mismos. No estipula una cantidad mínima para cubrir estos gastos, como cabría esperar, deja esta cantidad al acuerdo que se pacte en convenio o acuerdo colectivo, así como el modo de en el que se compensen los gastos.

3. DEBE FIRMARSE UN ACUERDO ENTRE EMPRESA Y TRABAJADOR*

Teniendo muy claro, tal y como se establece en la Ley, que el teletrabajo será voluntario tanto para el trabajador como para la empresa, se establece que deberá de firmase un acuerdo por escrito entre ambos. Especifica que la no aceptación por parte del trabajador del teletrabajo no podrá ser causa de despido ni de modificación sustancial de condiciones de trabajo (Cap. II, Secc. 1 Art 5.2), y que esta decisión podrá ser reversible, tanto por parte de la empresa como del empleado, y que podrá modificarse el porcentaje de presencialidad, según lo que se establezca en el convenio colectivo o el acuerdo de empresa. Además, se podrá fijar el criterio y modalidad para pasar de trabajo remoto a presencial y viceversa.

¿Qué debe reflejar el acuerdo de trabajo a distancia?

1. Este acuerdo deberá de firmarse antes de que se comience el trabajo a distancia. En el caso de empresas que ya estén ejerciendo esta opción, se tendrá que formalizar o adaptar según lo establecido en un plazo de tres meses (disposición transitoria primera) desde la publicación de este R.D.

2. En caso de haber representante de los trabajadores se les deberá de entregar una copia de cada acuerdo en un plazo no superior a los 10 días desde la formalización para que éstos lo firmen a efectos de acreditar que se ha entregado el acuerdo. 

Esta copia se enviará a la oficina de empleo. En caso de que no exista representación legal de los trabajadores se deberá de formalizar igualmente y enviarse a la oficina de empleo.

3. Aunque se establezcan más detalles en el acuerdo que al que se llegue en negociación colectiva entre el empresario y los trabajadores, hay un contenido mínimo obligatorio de este acuerdo:

a) Inventario de los medios, equipos y herramientas que exige el desarrollo del trabajo a distancia concertado, incluidos los consumibles y los elementos muebles, así como de la vida útil o periodo máximo para la renovación de estos.

b) Enumeración de los gastos que pudiera tener la persona trabajadora por el hecho de prestar servicios a distancia, así como forma de cuantificación de la compensación que obligatoriamente debe abonar la empresa y momento y forma para realizar la misma, que se corresponderá, de existir, con la previsión recogida en el convenio o acuerdo colectivo de aplicación.

c) Horario de trabajo de la persona trabajadora y dentro de él, en su caso, reglas de disponibilidad.

d) Porcentaje y distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia, en su caso.

e) Centro de trabajo de la empresa al que queda adscrita la persona trabajadora a distancia y donde, en su caso, desarrollará la parte de la jornada de trabajo presencial.

f) Lugar de trabajo a distancia elegido por la persona trabajadora para el desarrollo del trabajo a distancia.

g) Duración de plazos de preaviso para el ejercicio de las situaciones de reversibilidad, en su caso.

h) Medios de control empresarial de la actividad.

i) Procedimiento a seguir en el caso de producirse dificultades técnicas que impidan el normal desarrollo del trabajo a distancia.

j) Instrucciones dictadas por la empresa, con la participación de la representación legal de las personas trabajadoras, en materia de protección de datos, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.

k) Instrucciones dictadas por la empresa, previa información a la representación legal de las personas trabajadoras, sobre seguridad de la información, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.

l) Duración del acuerdo de trabajo a distancia.

*El texto aclara que en las situaciones de teletrabajo que se han materializado como efecto de la pandemia tras la declaración del estado de alarma en marzo, es decir por circunstancias excepcionales, no será obligatorio suscribir un acuerdo entre empresa y trabajadores.

4. DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADOS Y DE LA EMPRESA

1. Derecho al horario flexible según figure en la negociación colectiva, respetando los tiempos de disponibilidad obligatoria y los tiempos de descanso.

2. Registro horario que se regula en el 34.9 del Estatuto de los trabajadores (Saber más sobre la obligación del registro horario), se deberá de reflejar el tiempo que se dedica a la actividad laboral incluyendo momento de inicio y fin de la jornada.

3. En cuanto a la Prevención de Riesgos Laborales (Ley 31/1995), los trabajadores en teletrabajo tiene derecho a la protección en materia de seguridad y salud en el trabajo, así como a la evaluación de riesgos (en la zona de trabajo) y la planificación de las medidas preventivas. (factores psicosociales, ergonómicos y organizativos). Te puede interesar leer: Prevención de Riesgos Laborales: obligaciones de la empresa.

4. También deberá de tenerse en cuenta la distribución de la jornada, garantía de los descansos y desconexiones los tiempos de disponibilidad.

Se modifica el Estatuto de los Trabajadores, en concreto el Art. 20 bis del E.T. concreta y define los «derechos de los trabajadores a la intimidad en relación con el entorno digital y a la desconexión«, puntualizando que los trabajadores tienen derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por el empleador, a la desconexión digital y a la intimidad frente al uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización.

6. Es importante tener en cuenta el derecho a la desconexión digital, ya que en muchas ocasiones al trabajar desde casa no se cumple este derecho. La Ley establece que tendrán derecho a la desconexión digital fuera de su horario de trabajo, lo que conlleva también una limitación del uso de los medios tecnológicos y el respeto a la duración máxima de la jornada. También especifica que el trabajador deberá de seguir las instrucciones fijadas por la empresa sobre el uso de estos medios.  (saber más sobre La Desconexión Digital)

Si el trabajador acredita el incumplimiento de la desconexión digital se podrá considerar infracción grave o muy grave, lo que conllevaría una sanción de entre 7.500.-€ y 30.000.-€. Y en caso de ser un hecho sistemático hasta podría solicitar la extinción de su contrato, con un despido de 33 días por año trabajado y un máximo de 24 mensualidades.

7. Se especifica en este R.D. que las personas en teletrabajo tendrán los mismos derechos que si desarrollasen la actividad de forma presencial: no pueden sufrir perjuicios ni en términos de retribución, ni de permanencia en el puesto, tiempo de trabajo, formación o promoción profesional. Asimismo, el decreto les reconoce los mismos derechos en temas de conciliación y corresponsabilidad.

8. ¿Qué ocurre en caso de avería o incidencia por la que el empleado no pueda trabajar? ¿Debería de recuperar las horas?

La Audiencia Nacional (AN 104/2021, EDJ 574521) resuelve esta cuestión estableciendo que si en el caso de trabajadores presenciales en las oficinas o dependencias de la empresa esta cuestión no da lugar, tampoco debería de serlo para los trabajadores en teletrabajo. Además, el principio de ajenidad en los medios implica que, aún en el caso del teletrabajo, cualquier funcionamiento defectuoso de los mismos por causa no imputable al trabajador debe ser imputable al empleador que es quién tiene la obligación de proporcionar los medios al empleado para que realice su trabajo. Aún en el caso de que fuese responsabilidad de la compañía eléctrica por una caída del servicio.

5. SANCIONES PARA LA EMPRESA Y EL TRABAJADOR

Esta modificación contemplada en la nueva Ley sí es importante, ya que hasta el momento no se especificaban sanciones expresas por la falta la no formalización de acuerdo de trabajo a distancia y ahora se especifica en la Disposición final primera la modificación de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, R.D.5/2000, que: “No formalizar por escrito el contrato de trabajo, cuando este requisito sea exigible o lo haya solicitado la persona trabajadora, o no formalizar el acuerdo de trabajo a distancia en los términos y con los requisitos legal y convencionalmente previstos”.  ¿Puede la empresa monitorizar tu ordenador?

Dichas sanciones podrán oscilar entre los 70 € y 225.018 €, dependiendo de la gravedad de la infracción, y en caso de deberse a infracciones relacionadas con la Prevención de Riesgos Laborales éstas podrán aumentar en caso de infracción muy grave y en grado máximo hasta los 983.736 €. Puedes verlas con detalle en el Art. 40 del R.D. 

Así mismo se podrá sancionar al trabajador o incluso despedirle en caso de que no cumpla con algunas de las situaciones exigibles para el teletrabajo. En caso de despido la empresa debe de justificar debidamente la causa de la terminación del contrato asegurando que se ha respetado el derecho del trabajador a la defensa y evitando cualquier tipo de discriminación.

Algunas de las situaciones sancionables por incumplimiento del trabajador podrían ser:

• • No conectarse a los sistemas de la empresa sin justificación cuando ello sea imprescindible para la prestación del servicio.
  • Reducción injustificada del rendimiento laboral.
  • Manipulación o falsificación del registro de la jornada.
  • Uso indebido de equipos o incumplimiento de normativas de seguridad y protección de datos. 
  • Negarse a cumplir con las políticas de la empresa en materia de teletrabajo.

6. BENEFICIOS Y RETOS DEL TELETRABAJO 

El teletrabajo ofrece numerosos beneficios tanto para empresas como para empleados. Entre las ventajas más destacadas se encuentran: 

• Mayor flexibilidad en la organización del tiempo de trabajo. 

• Reducción de costes para las empresas en infraestructura y gastos operativos. 

• Conciliación de la vida laboral y personal, mejorando la calidad de vida de los empleados. 

• Aumento de la productividad en muchos casos, al reducir interrupciones y desplazamientos. 

Sin embargo, también existen desafíos a considerar, como la dificultad para establecer límites entre la vida personal y profesional, la posible sensación de aislamiento laboral y la necesidad de una mayor disciplina y organización por parte del trabajador.

Como has podido comprobar, se trata de una Ley compleja que merece la pena profundizar con mayor detalle. Por eso, Carlos Solans, CEO de Compromiso Empresarial, ha impartido un webinar con el que seguramente puedas resolver todas tus dudas. Para verlo, solo debes hacer click en la siguiente imagen.

7. ¿PUEDE UN TRABAJADOR PEDIR TELETRABAJO POR RAZONES DE SALUD MENTAL?

Es una pregunta que cada vez llega más a los despachos laborales, y la respuesta ha dejado de ser sencilla.

Hasta hace poco, el teletrabajo se asociaba casi exclusivamente a la conciliación familiar o a la naturaleza del puesto. Sin embargo, la tendencia judicial más reciente apunta en una dirección clara: el teletrabajo puede ser una medida de adaptación del puesto de trabajo cuando existe una causa de salud documentada que lo justifica, incluidas las condiciones de salud mental.

El fundamento legal no es nuevo. El art. 15.1.d) de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, establece que el empresario tiene la obligación de adaptar el trabajo a la persona, en lo que respecta a la concepción de los puestos, los equipos y los métodos de trabajo y producción. Los tribunales están interpretando que esa adaptación puede incluir el cambio de modalidad presencial a remota cuando las circunstancias de salud del trabajador así lo aconsejan.

A esto se suma el concepto de trabajador especialmente sensible, regulado en el art. 25 de la misma ley: «cuando una persona presenta condiciones personales o un estado biológico que la hace especialmente vulnerable a determinadas condiciones del entorno laboral, las obligaciones preventivas del empresario no se agotan con las medidas generales. Deben intensificarse en función de la situación concreta.«

¿Cuándo puede prosperar una solicitud de este tipo?

Para que la petición tenga respaldo legal, deben concurrir, en principio, tres elementos:

• • Primero, que exista un informe médico especializado —no una recomendación genérica— que vincule la presencialidad en el puesto con el deterioro de la salud del trabajador y que recomiende expresamente el trabajo a distancia como medida terapéutica o preventiva.
  • Segundo, que la limitación tenga carácter duradero en el tiempo. Una baja puntual o una situación transitoria sin proyección no activa, por sí sola, el deber reforzado de adaptación.
  • Tercero, que el puesto de trabajo sea compatible con la modalidad a distancia, de forma que conceder el teletrabajo no suponga una carga desproporcionada para la organización o la producción de la empresa.

Si los tres factores concurren y la empresa rechaza la petición sin valorar alternativas ni justificar por escrito una imposibilidad real, se expone a que un juzgado estime la demanda del trabajador y, en paralelo, a ser sancionada en materia de prevención de riesgos laborales.

¿Qué debe hacer la empresa si recibe una solicitud así?

Lo más prudente es no rechazarla de plano. El protocolo recomendable pasa por:

• • Solicitar el informe médico completo.
  • Valorar si el puesto admite trabajo a distancia.
  • Si existe algún obstáculo real, documentarlo por escrito con argumentación objetiva.
  • En caso de duda, conviene consultar con un asesor laboral antes de responder, porque una negativa mal fundamentada puede tener consecuencias tanto laborales como en materia de prevención.

Nota de actualización: Los tribunales españoles están empezando a pronunciarse sobre esta cuestión, que hasta ahora contaba con escasa jurisprudencia específica. En cuanto las primeras resoluciones relevantes estén disponibles en fuentes oficiales, actualizaremos este apartado con las referencias concretas. Si tienes dudas sobre una situación en tu empresa, consúltanos antes de tomar ninguna decisión.

El teletrabajo es una modalidad laboral que ofrece numerosos beneficios, pero también exige un alto grado de responsabilidad tanto por parte del trabajador como de la empresa. La normativa vigente garantiza derechos fundamentales como la igualdad de condiciones y la compensación de gastos, pero también establece obligaciones claras en cuanto al cumplimiento de la jornada y el desempeño de las funciones. Asimismo, las empresas tienen el derecho de controlar la actividad de los teletrabajadores, siempre respetando la privacidad y la dignidad de los empleados.

Es fundamental que tanto trabajadores como empleadores conozcan la legislación aplicable y establezcan mecanismos claros para asegurar un teletrabajo eficiente y equitativo para ambas partes. El futuro del trabajo apunta a un modelo híbrido, por lo que es esencial continuar adaptando las regulaciones y prácticas empresariales para garantizar un entorno laboral justo y productivo. Si necesitas ayuda para implantar el teletrabajo en tu empresa o quieres un asesoramiento especializado para confeccionar un acuerdo de teletrabajo justo y que cumpla con la normativa, nuestros asesores laborales están a tu dispoción para ayudarte.