El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas desde 2019. Descubre qué exige la ley hoy en día y qué cambios están previstos en breve, para que tu negocio esté preparado y puedas anticiparte con las nuevas exigencias.

Con efectos de 12 de mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, modifica el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores (ET), instaurando “el deber de la empresa de garantizar el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria existente”. Además, con la entrada en vigor del nuevo Real Decreto en octubre de 2025, algunas de estas medidas se amplían. (ver R.D.)

Basándonos en el Estatuto de los Trabajadores, establece textualmente la obligación del registro de jornada en dos supuestos específicos, y otro a modo general, este último con efectos del 12 de mayo de 2019:

    • Control de las horas extraordinarias, así como comunicación de las mismas al final de mes, tanto a los trabajadores como a los representantes de los trabajadores. (Si quieres saber más sobre las horas extras puedes leer: Horas extra: límite, compensación y precio).
    • Registro de la jornada a tiempo parcial la jornada se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias. Atención: en caso de no realizar registro horario  en este tipo de contratos, el juez puede dar por hecho que el trabajador desempeña su trabajo en jornada completa. Aquí puedes leer la sentencia correspondiente.

Cabe destacar que está pendiente de publicación en el B.O.E. la nueva normativa, pero ya podemos adelantar qué va a cambiar al respecto del  registro de la jornadaEntrará en vigor a los 20 días de su publicación, por el momento y sólo a modo informativo, lo que está en naranja son los cambios previstos una vez que se apruebe oficialmente. 

¿CÓMO DEBE DE SER EL REGISTRO HORARIO?

 

Por tanto, la obligación por parte de la empresa es implantar un sistema de control que registre diariamente el horario que ha cumplido un trabajador, independientemente de su jornada y de si la cumple en el lugar de trabajo o bien trabaja, por ejemplo, desde casa. Se exigen las siguientes consideraciones:

PRINCIPIOS CLAVE DEL NUEVO SISTEMA

  • Debe ser un registro diario y permanentemente actualizado.
  • (nuevo R.D.) Debe registrar el inicio de jornada, pausas, trabajo a distancia, tiempos de desconexión, así como las horas extraordinarias realizadas por el trabajador. 
  • También se deben registrar los descansos, las vacaciones y el horario de comida.
  • Se debe emplear un método fiable y no manipulable, ya sea en papel o digital.
  • Si el registro es en papel, debe llevar la firma del trabajador. Ojo con el cumplimiento de los requisitos en caso de que sea en papel, ya que deben de figurar los descansos y el detalle de la hora de entrada y salida para que sea válido. (Sentencia Audiencia Nacional).
  • Si el sistema es alternativo (no homologado), encargar un informe técnico justificativo elaborado por un profesional competente

Reloj
    • Sujeto a principios de minimización, proporcionalidad y confidencialidad (no se pueden incluir datos en los registros como DNI, estado civil, domicilios…).  
      • Se ha de nombrar un responsable interno de cumplimiento y auditoría de jornada (RRHH o Prevención de Riesgos Laborales).  

      • Debe ser un método que se pueda comprobar en el lugar de trabajo por parte de la Inspección de Trabajo.
      • Se ha de mantener informado al trabajador de las horas realizadas, y entregarle el informe mensualmente, además se deberá de formar a todo el personal sobre el uso del sistema y el protocolo, y guardar los registros de dicha formación. 
      • Se debe revisar cada 6 o 12 meses que el sistema sigue funcionando correctamente.
      • Los datos deben almacenarse durante cuatro años.
    • En el caso de los trabajadores del sector del transporte por carretera, donde «no existe centro de trabajo material y fijo, ni control directo de la empresa», el tacógrafo (sistema técnico automatizado sin opción de manipulación que registra la actividad contínua) cumple perfectamente con la obligación empresarial de registro del tiempo de trabajo. En caso de ser necesario para justificar en un procedimiento la reclamación de horas extraordinarias se necesitará un dictamen pericial.  (Leer noticia de Fenadismer).
    • En el caso de las empleadas del hogar, se puede usar cualquier medio que de manera proporcionada garantice la obligación.  
    • Subcontratas: la empresa principal debe garantizar que las personas de la contratista puedan fichar en el centro de trabajo
    • ETT: la empresa usuaria es responsable del registro
    • Teletrabajo: deben registrarse pausas, desconexión y tiempos de espera.

    Calcula las horas totales anuales de los empleados según el convenio y las vacaciones de la empresa.

     

    REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS QUE DEBE DE CUMPLIR EL SISTEMA

    OBLIGATORIEDAD Y SANCIONES

    Al respecto de la obligatoriedad de llevar un registro de la jornada con las consideraciones arriba nombradas, el recién incorporado apartado 9 en el Art. 34 del Estatuto de los Trabajadores dicta que: “La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»

    Recordemos que el registro de la jornada laboral también es obligatorio en el teletrabajo.

    Siguiendo la nueva regulación por la que se ha modificado el apartado 5 del artículo 7 del texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), el incumplimiento de la obligación de registro, se considerará como una infracción grave en materia de relaciones laborales.

    “La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del ET”

    Tras la modificación normativa, la Inspección de Trabajo podrá solicitar un registro de las horas trabajadas, resultando sancionable la ausencia de un registro global de toda la jornada laboral.

    En el cuadro adjunto podéis ver qué tipo de infracción, el motivo e importe puede imponer el inspector basándose en la LISOS.

    registro horas

    Hay que tener mucho cuidado con este tema ya que si se constata que tenemos trabajadores a tiempo parcial que no han registrado su jornada o han excedido el número de horas complementarias que se pueden realizar, se podría obligar a la empresa a transformar el contrato a tiempo parcial en uno a tiempo completo, con el consiguiente abono de las cotizaciones no pagadas y los intereses correspondientes.

    Han surgido muchas dudas al respecto de este tema, es por ello que os dejamos el Criterio Técnico 101/2019 sobre Actuación de la Inspección de trabajo, cualquier duda al respecto estamos a vuestra disposición, tanto para resolver consultas del día a día al respecto de estas medidas, como para ampliaros información sobre las colaboraciones que tenemos en el despacho que pueden ayudaros a realizar esta gestión en la empresa  de la manera más adecuada, Consúltanos.

    ¿POR QUÉ ES TAN IMPORTANTE LLEVAR UN REGISTRO DE HORAS TRABAJADAS?

    Hace unas semanas veíamos una noticia que nos llamaba la atención: «El Tribunal Superior de Justicia de Asturias declaraba nulo un despido a una trabajadora que tenía una jornada partida y se retrasaba reiteradamente en la hora de entrada.» En este caso en concreto había acumulado 176 retrasos en un tiempo de 6 meses.  La empresa procedió a un despido disciplinario y el TSJ les obligó a readmitirla o indemnizarla con casi 25.000.-€ ya que entendía que estos retrasos no justificaban un despido procedente, entendiendo que era una medida desproporcionada hacia la trabajadora.

    ¿Qué debería de haber hecho la empresa?

    ¿Cómo justificar un despido procedente por esta causa? 

    Para empezar la empresa debería de haber ido entregando a la trabajadora junto con su nómina, tal y como marca la normativa, el registro de la jornada con el balance de horas trabajadas. De este modo quedaría constancia de estos retrasos que la empleada habría ido confirmando con la recepción de la nómina. 

    Podría también haber enviado una amonestación leve a la empleada (debe de ser por escrito) avisándole de sus retrasos e instándole a que cesase la falta de puntualidad. En caso de no cambiar el comportamiento al respecto la empresa puede seguir comunicándole faltas leves hasta acumular 5 o más en un periodo igual o inferior a 3 meses, así se consideraría falta grave. Si se mantiene este comportamiento sin que la trabajadora, en este caso,  haga caso a las amonestaciones se podría amonestar con una falta de tipo muy grave, lo cual sí justifica un despido disciplinario (Art. 54 E.Tª.). Hay que tener en cuenta que estas sanciones prescriben, con carácter general, a los 6 meses de que la empresa tuviera conocimiento de los hechos, por lo que no se pueden acumular indefinidamente como causa justificada de un despido.

    En resumen: cualquier comportamiento que fuera expresamente tolerado por la empresa no podría más adelante ser utilizado como motivo de un despido futuro; ello supondría incurrir en lo que la jurisprudencia denomina “despido sorpresivo”, lo que desembocaría, casi con total seguridad, en una declaración de improcedencia en caso de juicio.

     Aquí puedes hacer una simulación de cuánto sería el finiquito en caso de despido

     

    ¿QUÉ PASA SI NO LLEVAS EL REGISTRO DE JORNADA Y UN TRABAJADOR TE RECLAMA HORAS EXTRAS? 

    Llevar el registro de jornada no es solo una obligación que marca el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Es también la diferencia entre poder defenderte o no si un empleado te reclama horas extras ante un juzgado.

    El Tribunal Supremo acaba de fijar jurisprudencia sobre este punto con la STS 372/2026, de 15 de abril, y la respuesta ya no admite interpretaciones: lo que ocurra en juicio depende directamente de cómo estaba organizado el horario en tu empresa.

      • Si tenías un horario fijo y conocido por el trabajador: En este caso, la ausencia del registro no significa automáticamente que el juez dé por buenas todas las horas que reclame el empleado. El trabajador tendrá que aportar primero indicios reales de que ese horario se incumplía de forma habitual: correos, mensajes, testigos, albaranes firmados fuera de hora… Solo si aporta esa base indiciaria, la obligación de demostrar la jornada real recaerá sobre ti como empresa. 
      • Si el horario era irregular o imprevisible: Aquí la balanza se invierte desde el principio. Sin registro válido y sin un horario que acote la jornada, la carga de probar qué horas se trabajaron recae sobre ti. Si no puedes demostrarlo, el juez puede considerar ciertas las horas que alegue el trabajador, siempre que las haya concretado con suficiente precisión.
      • Lo que no cambia en ningún caso: Esta sentencia no te libra de la obligación de registrar ni de las sanciones por no hacerlo. La Inspección de Trabajo actúa sobre la obligación formal — independientemente de si hay o no reclamación posterior. Y un registro que no sea objetivo, fiable y accesible tampoco se considera cumplimiento válido.

    El registro diario de jornada no es papeleo. Es tu primera línea de defensa.

    Si quieres conocer más a fondo en qué consiste este control diario y mensual, te invitamos a que veas un vídeo en el que lo explicamos con mayor detalle. Haz clic en la siguiente imagen para visualizarlo.

    Registro horario

    Si tienes dudas y necesitas ayuda de un asesor/a especializado/a en esta materia, nuestro equipo de asesores laborales está a tu disposición, te llamamos.

     

     

    Inmaculada Pajuelo

    Inmaculada Pajuelo

    Responsable Dpto. Laboral - nº 79.255 ICam

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