¿CÓMO DEBES COMUNICAR UNA BAJA LABORAL?

La incapacidad temporal es la situación en la que se encuentra el trabajador que está temporalmente imposibilitado para desarrollar su trabajo y que necesita asistencia sanitaria de la Seguridad Social. Durante este tiempo, la relación laboral queda suspendida, pero tanto empresa como trabajador mantienen una serie de obligaciones que deben cumplirse en plazo.

En este artículo te contamos qué le corresponde hacer a cada parte, en qué momento y qué novedades normativas debes tener en cuenta ahora mismo.

Obligaciones del trabajador durante la baja

Cómo se comunica la baja

Duración de la baja y qué ocurre después de agotarla

Qué va a cambiar en 2026 en el momento de la reincorporación

Lo que sí puede hacer la empresa y lo que no debe de hacer durante una baja

OBLIGACIONES DEL TRABAJADOR DURANTE LA BAJA

El trabajador en situación de incapacidad temporal debe:

• No realizar actividades incompatibles con su estado de salud.
• Seguir el tratamiento médico prescrito y colaborar activamente en su recuperación.
• Informar a la empresa de su situación de baja. Aunque desde el 1 de abril de 2023 ya no es obligatorio entregar físicamente los partes médicos (R.D. 1060/2022), sí sigue siendo obligación del trabajador comunicar a la empresa que está de baja. Así lo establece el Art. 5.1.a E.T. en relación con el deber de buena fe contractual, y así lo ha confirmado la Audiencia Nacional en diversas resoluciones, llegando a avalar despidos disciplinarios por incumplimiento reiterado de este deber.

La Audiencia Nacional refuerza la idea de que la supresión de la obligación de entregar el parte médico por parte del trabajador (derivada del RD 1060/2022) no elimina el deber de comunicación mínima, derivado tanto de los convenios colectivos como del principio de buena fe contractual (art. 5.1.a ET). 

Esta doctrina ha sido ratificada recientemente por el Tribunal Superior de Justicia de Madrid en sentencia de 23 de abril de 2025 (STS 5201/2025), que declaró procedente el despido disciplinario de una trabajadora que no avisó a su empresa de su situación de baja, a pesar de que el parte médico llegó telemáticamente tres días después. El tribunal subrayó que la empresa necesita conocer la situación desde el primer momento para poder reorganizar turnos y tareas — y que esa responsabilidad sigue siendo del trabajador.

En resumen: no entregar el parte en papel ya no es obligatorio. Pero avisar a la empresa, sí. Y la jurisprudencia lo está haciendo cumplir.

* Art. 175 de la LGSS: la facultad de gestión de la mutua incluye la posible denegación o anulación del subsidio si no se cumplen los requisitos, pero la valoración jurídico-clínica que supone la baja médica queda siempre fuera de su competencia directa.

CÓMO SE COMUNICA LA BAJA A LA EMPRESA EN 2025

Desde el 1 de abril de 2023, los partes de baja, confirmación y alta se tramitan de forma completamente telemática, conforme al Real Decreto 1060/2022. El trabajador ya no tiene que entregar ningún papel a la empresa.

El nuevo circuito funciona así:

• • El médico o la Mutua emiten el parte y lo envían al INSS el primer día hábil siguiente. El INSS lo traslada a través del Sistema RED al día hábil siguiente a su recepción. La asesoría o gestoría recibe la información y la comunica a la empresa. En la práctica, el proceso completo tarda entre 2 y 4 días hábiles desde la visita médica, aunque pueden existir variaciones según la carga del sistema.

  • La empresa o autónomo recibirá la baja de su empleado por medios telemáticos, a través del Sistema RED, y tiene un plazo máximo de 3 días hábiles desde la recepción para cumplimentar y transmitir la comunicación al INSS.

    Importante: además de los datos económicos del trabajador, la empresa debe informar del puesto de trabajo y la descripción de funciones que desempeña el empleado. Estos campos —introducidos por la Orden ISM/2/2023— permiten al INSS y a la Mutua evaluar si la duración de la incapacidad temporal es acorde con las tareas reales del puesto. Es decir, una baja por lumbalgia no se valora igual para un operario de almacén que para un administrativo en teletrabajo.

    ⚠️ Si la empresa no cumplimenta estos datos en plazo, puede incurrir en una infracción leve con multa de hasta 625 €.

Novedad 2025: las empresas están ahora obligadas a aportar información sobre las funciones que desempeña el trabajador en su puesto habitual. Esto permite al INSS y a la Mutua valorar si la baja está plenamente justificada en relación con las tareas concretas del empleado.

Ojo que desde Septiembre 2026 también serán obligatoriamente electrónicas para el trabajador. 

Si solicitas o cobras una prestación por incapacidad temporal, una incapacidad permanente o por lesiones permanentes no incapacitantes, a partir del 1 de septiembre de 2026 la Seguridad Social dejará de enviarte las notificaciones en papel. Pasan a practicarse de forma obligatoria por vía electrónica, a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).

Hasta ahora esta obligación afectaba a empresas, autónomos y a quienes percibían prestaciones por nacimiento y cuidado de menor o por riesgo durante el embarazo y la lactancia. La Orden ISM/541/2026, de 27 de mayo suma a este colectivo a las personas que tramitan una baja médica o una incapacidad.

¿Qué significa esto en la práctica?

• Recibirás un aviso en el móvil o correo que hayas facilitado avisándote de que tienes una notificación disponible, con el enlace de acceso.
• Para consultarla necesitarás un medio de identificación digital: certificado electrónico o Cl@ve permanente.
• La notificación se entiende practicada aunque no la abras, con los plazos que ello implica. De ahí la importancia de revisar los avisos.

¿Y si no manejo medios electrónicos?

La norma incorpora garantías para que nadie quede en situación de indefensión. Podrás ser atendido de forma presencial en un Centro de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS), donde un funcionario podrá acceder a la sede en tu nombre. Además, si la Seguridad Social no dispone de tus datos de contacto para enviarte el aviso, podrá notificarte por la vía tradicional.

También puedes obtener tu certificado digital o Cl@ve, aquí te explicamos cómo hacerlo.   

Nuestra recomendación

Si tienes una baja en curso o prevés solicitar una prestación de incapacidad, asegúrate de tener actualizado tu teléfono y correo en la Seguridad Social y de contar con un medio de identificación digital antes de septiembre de 2026. Anticiparte te evitará perder plazos para recurrir o aportar documentación.

¿Cómo se gestiona el parte según la duración estimada?

El parte de baja, y el posterior de alta, se gestionará dependiendo del periodo en el que el médico conceda la baja, tal y como se detalla en el punto uno del Art. único del R.D., siendo:

• • En caso de enfermedades de menos de 5 días: el alta y la baja se darán en el mismo día. En el caso de que el trabajador no se haya recuperado puede solicitar una revisión y el médico podrá emitir otro parte.
  •  Si se trata de una enfermedad en la que la baja esté prevista en un periodo de entre 5 y 30 días: el médico emitirá igualmente la baja y una fecha para la revisión, en la que se le dará el alta u otro parte de baja. En este caso no podrán ser de más de 14 días después del primero.
  • Para enfermedades de 31 a 60 días: funcionará igual que la anterior, un parte de baja y una fecha de revisión para proceder al alta o a otro parte de baja, y en este caso los sucesivos no pueden tener más de 28 días de diferencia entre ellos.
  • Si es una enfermedad de 61 días o más, se emitirá el parte de baja y la fecha para la revisión; y los partes de baja sucesivos no podrán tener más de 35 días de diferencia entre ellos.
  • En cualquiera de los procesos el médico o la mutua podrá fijar la correspondiente revisión médica en un período inferior al indicado en cada uno de los casos.

¿Cuánto tiempo tarda en llegar la comunicación?

El Servicio Público de Salud remite los datos de baja, confirmación o alta al INNS el primer día hábil siguiente al de su expedición.
Por su parte, el INSS comunica dicha información a través de sistema RED en el mismo periodo, es decir, al día hábil siguiente a su recepción.
De este modo, como asesoría, la información nos llegará a los 2-4 días hábiles desde haberse producido la visita médica. Debido a los diferentes factores que influyen en el proceso, este intervalo de tiempo se puede ver afectado, habiendo varias excepciones.

¿Qué pasa si ha pasado el plazo y sigo sin saber si la persona trabajadora está de baja?

Lo más fácil y efectivo es hablar con la persona trabajadora. Ya que como avanzábamos anteriormente, aunque ya no tienen la obligación de mandar el parte médico, siguen teniéndola que informar de su situación a la empresa.

DURACIÓN MÁXIMA DE LA BAJA Y QUÉ OCURRE AL AGOTARLA

La incapacidad temporal tiene una duración máxima de 18 meses, estructurados en un período inicial de 360 días y una posible prórroga de 180 días adicionales, que el INSS solo concederá si considera probable la recuperación del trabajador en ese plazo adicional.

Agotado ese período, si el trabajador no está en condiciones de reincorporarse, el INSS evaluará si corresponde reconocer una incapacidad permanente en el grado que corresponda según las secuelas y las limitaciones funcionales que presente.

NOVEDADES 2026 — LO QUE CAMBIA PARA LA EMPRESA EN LA REINCORPORACIÓN

Este es el punto que más novedades trae y el que más afecta a cómo las empresas deben prepararse.

El trabajador vuelve al puesto reservado: regla general

Con carácter general, cuando un trabajador recibe el alta médica tiene derecho a reincorporarse al mismo puesto que ocupaba antes de la baja. Así lo establece el At. 48 E.T. La empresa no puede decidir unilateralmente si lo readmite o no: el alta médica es la que determina que el trabajador está en condiciones de volver.

Pueden existir excepciones por causas organizativas, técnicas o económicas debidamente justificadas, pero siempre respetando los procedimientos legales previstos (movilidad funcional, modificación sustancial de condiciones…).

La empresa NO puede valorar si el trabajador está o no en condiciones: eso es competencia médica

Una pregunta frecuente que nos trasladan los empresarios es si pueden condicionar la vuelta al trabajo a su propia valoración del estado del trabajador. La respuesta es no. La aptitud para el trabajo la determina el médico y, en su caso, el INSS o la Mutua. La empresa no tiene esa competencia.

Lo que sí puede y debe hacer la empresa, especialmente ante bajas prolongadas, es preparar la vuelta con antelación para garantizar que sea segura y efectiva.

Nuevo protocolo de reincorporación obligatorio — Reforma Ley PRL (en tramitación)

El borrador del anteproyecto de reforma de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, publicado por el Ministerio de Trabajo el 16 de marzo de 2026, introduce una obligación nueva para las empresas: establecer un procedimiento formal de retorno al trabajo para bajas superiores a seis meses, tanto por contingencias comunes como profesionales. (Leer: Obligaciones de la empresa en la Prevención de Riesgos Laborales)

Si el texto se aprueba en los plazos previstos, esta obligación entraría en vigor el 2 de enero de 2027.

¿Qué debe incluir ese protocolo? El borrador establece los siguientes elementos:

• 1. Reconocimiento médico previo por el servicio de vigilancia de la salud, para determinar la aptitud del trabajador e identificar posibles limitaciones antes de la incorporación efectiva.
  2. Evaluación del puesto de trabajo, revisando si las condiciones siguen siendo compatibles con el estado de salud actual del empleado.
  3. Adaptación y formación: si durante la baja han cambiado procedimientos, equipos o condiciones del puesto, la empresa deberá proporcionar formación actualizada antes de que el trabajador se reincorpore.
  4. Seguimiento posterior: revisiones periódicas durante las primeras semanas para detectar señales de sobrecarga o riesgo de recaída.

Además, el protocolo deberá ser consultado con los delegados de prevención o representantes de los trabajadores.

Este cambio convierte en obligatorio algo que hasta ahora era solo una buena práctica recomendada. Para las pymes, implica tener un procedimiento documentado antes de que llegue la inspección.

Baja laboral flexible o reincorporación progresiva

En paralelo a la reforma de la Ley PRL, el Ministerio de Seguridad Social trabaja en un modelo de reincorporación progresiva que permita a los trabajadores volver de forma gradual, comenzando con jornadas reducidas que se amplían progresivamente. Esta medida sólo podrá aplicarse cuando el médico lo indique expresamente y siempre con el objetivo de beneficiar la salud del trabajador, nunca como mecanismo para presionar una vuelta anticipada.

¿Qué puede controlar la empresa durante una baja y qué está prohibido?

Lo que SÍ puede hacer la empresa (amparado legalmente):

• Recibir confirmación de la situación de baja por vía telemática (Sistema RED) — RD 1060/2022, art. 1
• Exigir al trabajador que comunique su situación por buena fe contractual — art. 5.1.a ET
• Solicitar a la mutua el seguimiento del proceso si la contingencia es profesional — art. 175 LGSS
• Sancionar disciplinariamente la falta reiterada de comunicación (hay sentencias de la Audiencia Nacional que lo avalan)

Lo que NO puede hacer la empresa:

• Exigir el diagnóstico médico (la empresa solo recibe datos administrativos, nunca el diagnóstico — RD 1060/2022)
• Presionar al trabajador para que se reincorpore antes del alta médica
• Contratar a un detective para vigilar actividades del trabajador de baja sin causa justificada (hay jurisprudencia restrictiva del TC al respecto)
• Despedir por estar de baja, salvo causa disciplinaria objetiva ajena a la IT

No obstante, si tienes dudas acerca de este proceso, puedes consultarla con nuestro equipo de asesores laborales en el 91 395 23 58 o bien a través de info@compromisoempresarial.es